事務職の種類12種を紹介|独学でパソコンスキルを学習する前に

事務職は人気の仕事ですし、就きたいと考えている人も多いことと思います。事務職には多くの種類がありますので、あらかじめ種類を把握して向いている事務職を選ぶのもいいのではないでしょうか。

① 一般事務

さまざまな会社で、事務仕事を行います。一般事務では複式簿記など事務に関する知識だけあれば良いと考えられがちです。しかし会社がデザイン会社ならデザインの、物流会社なら物流の知識も合わせて持っていた方が、仕事がはかどると言えます。事務仕事では、来客や電話応対、資料作成、情報収集などを行うのです。会社の規模によって任せられる仕事の範囲は異なります。

中小企業では1人の事務員が、社員の給与計算や入出金の帳簿付けまで行うこともありますよ。郵便物の仕分けや必要書類の取得なども事務員の仕事です。半年から1年に1回程度しかしない仕事もありますから、教えてもらえる新人のうちにやり方を覚えてしまうのがいいでしょう。細やかな入力作業をしている間に電話応対をし、時には上司からの質問に答えます。同時に3つの業務を平行することが求められることもあるので、マルチタスクが得意な人に向いていると言えるのです。

②経理事務

会社のお金の流れを把握するのが、経理事務の仕事内容です。1日ごとに行う仕事、ひと月ごとに行う仕事、1年ごとに行う仕事があります。日常的な業務では、1日ごとの入出金の管理を行うのです。ひと月ごとに行う業務では、買掛金や売掛金の支払い・回収をします。未払いのお金をこちらからきちんと支払うことも当然ですが、入金の確認も行うのです。給与計算では、社員に支払う給料の総支給額や手取り額を計算します。1年ごとに行うのは、決算業務や年末調整、税務申告などです。1年に1度しか行わない仕事ですが、専門性があり業務量が豊富ですよ。データの集計や分析の好きな人や順序だてて物事を進めるのが好きな人に向いている仕事と言えます。

③人事事務

ほとんどの人事事務では、労務管理に関係する仕事を行います。たとえば社員を採用したあとの入社手続きや、辞めるときの退職手続きです。入社する社員には労働条件を伝えます。労働条件の内容を伝えるだけじゃなく、条件に問題がないか確認を取るのです。入社した社員とは雇用契約を結びますが、これに関する書類作成も仕事の1つ。入社する社員からの書類提出が必須の仕事もあるので、積極的に社員を採用している会社では書類整理だけでも業務量が豊富になります。

人事事務ではワードやエクセルを使用するので、求人票には「マイクロソフトが使えること」と記載されていることが多いです。マイクロソフトオフィススペシャリストの資格が必要になります。人事事務の仕事の1つに社員の健康状態の管理もあるので、衛生管理者やメンタルヘルス・マネジメント検定の資格があると有利に運びやすいです。人事事務の仕事では、法律に基づいて正確な書類を作成することが大切。労務管理でミスをしてしまうと給与などが支払われないことに繋がるので、社員が退職してしまう可能性があります。几帳面な性格の人や決まりに従って仕事をするのが好きな人が、人事事務の仕事に向いていると言えるのです。

④介護事務

介護に関する事務仕事や介護保険に関する仕事を行うのが、介護事務です。事務と言っても仕事内容は多岐に渡り、明細書の作成をしたり施設の受付を担当したりもするので、業務を滞りなく進めるための支え役のような役目と言えます。淡々とデスクワークを進めればいい仕事ではなく、人との関わりの必要な場面が多々あるのです。経理業務のスキルや介護保険の知識が求められるのは当然ですが、人柄が重視されることもあります。明細書とは介護給付費明細書のことですが、介護事務で働くには明細書作成に関する知識を身につけておくのがおすすめです。働く会社により、備品購入や労務管理をしたり現場のフォローに回ったりすることもありますよ。

⑤歯科医療事務

歯科医療事務は、歯科医院にて請求業務を行います。歯科医院の診療報酬は独自の仕組みがあるので、専門的な知識が必要です。歯科医療事務の仕事内容は大きく分けて4つ。受付対応、サポート業務、会計業務、明細書作成業務です。受付対応では患者さんに問診票の記載を依頼したり、保険証を確認したりします。サポート業務では治療で使う道具の片付けやカルテへの記入、消毒などを行うのです。会計や明細書作成業務も仕事内容に含まれます。カルテに基づいて患者さんが自己負担する金額を算出したり明細書の集計や印刷をしたりするのです。何かミスがあれば戻ってくるので、念入りな確認が欠かせません。

⑥調剤薬局事務

薬局へ訪れた患者さんの受付対応や明細書の作成、報酬の請求業務などを行うのが、調剤薬局事務です。薬局の顔ですから、快活で明るい対応をします。受付対応では保険証や処方箋の有効期限、お薬手帳などの情報を確認します。調剤薬局は対面の業務だけではなく、電話での問い合わせもありますよ。また、明細書の作成で処方箋の情報をコンピューターへ入力する業務があるのです。多数の規格がある薬を、正しく入力しなければいけません。現在は業務が簡略化されて、細かい入力業務が必要のない会社もあります。報酬の請求業務では、作成した明細書に基づいて健康保険組合へ報酬を請求するのです。調剤薬局事務は人と関わるうえに清潔感が大事なので、身だしなみに気を使える人が向いていると言えます。また、ほかのスタッフと協力し合える社会性も大切です。

⑦病棟クラーク

医療関係者の手助けを行うため、ナースステーションに勤務するのが病棟クラークです。医療行為は行えませんが、医療器具の準備や事務などを行います。患者さんへの対応、複数の情報管理、事務作業などが病棟クラークの主な仕事です。病棟クラークと似た仕事に看護助手がありますが、両者の違いは事務作業が多いか治療に関する手助けが多いかということ。看護助手が手助けするのは看護師で、診察や治療に関することなのです。病棟クラークと医療事務の違いは、勤務場所と両者が担う役目にあります。病棟クラークの仕事場は医療現場に近い病棟です。それに対して医療事務は、医療機関で受付や会計などを行います。

⑧法務事務

登記や商取引に関わる事務仕事を担当するのが、法務事務です。弁護士が業務を滞りなく行うために手助けします。仕事内容は事務業務だけではなく、法律改正や法的トラブルなどの対応も行いますから、専門性が高い仕事だと言えるのです。法務事務には守秘義務があるので、仕事で得た情報を他人に伝えてはいけません。クライアントの考えにより業務内容が変わることがあるので、教えられたことのない仕事を急に任される可能性がありますよ。臨機応変な対応ができる人は、法務事務の仕事に向いていると言えるのです。また、事務業務ですからパソコンのスキルが求められます。

⑨貿易事務

語学力や専門知識を活用して、貿易現場を支えるのが貿易事務の仕事です。国内だけで完結する取引と比較して、海外と行う取引にはリスクがあります。たとえば輸送に長時間かかったり代金の未払いが発生したりです。そのため貿易を行うには、さまざまな書類の作成が必要。取引の条件や商品の値段などを正しく証拠に残します。貿易事務の担当者が作成した書類を正しい手順で取り交わすことにより、事故などの最悪の事態をなるべく減らせると言えるのです。責任感を持って、貿易現場の混乱を防ぐ手助けをする仕事なのですね。

⑩宅建事務

一生に一度の大きな買い物をする利用者に対して、重要事項の説明を行うのが宅建事務の大事な仕事です。利用者のほとんどは、不動産を売買した経験や専門知識を持っていません。知識を持っていなかったために不当な契約をしてしまうと損害が発生してしまうので、重要事項を分かりやすく利用者に伝えます。ほかの事務職とは異なり利用者と直接コミュニケーションを取る機会が多いのも、宅建事務の特徴です。

会社によって仕事内容が多く、Webサイトに掲載している物件の情報修正や登録を行ったりチラシの作成を行ったりすることがあります。主要な事業が賃貸の会社では、オーナーとのやり取りや契約金・更新の確認を行うこともあるのです。なかなか休日が取れないうえ豊富な専門知識が必要など、宅建事務に対して良いイメージを持っていない人も多くいます。しかし必ずしもそうではなく、週休2日制を取り入れて働きやすい職場作りをしている会社や、未経験から働ける会社も増えていますよ。

⑪CADオペレーター

設計支援ツールの操作を専門的に行うのが、CADオペレーターです。事務職のイメージが無かった人も多いかもしれませんが、一般的に事務職に区別されます。デザイナーや設計士の指示に従いながら、設計支援ツールを用いて図面を作成するのです。CADオペレーターになるために設計に関する専門的な知識は必要ありませんが、CADの基礎知識が欠かせません。勤務先は幅広く、デザイン会社や建築会社、服飾メーカー、家電メーカーなどさまざま。興味のある業界で働きやすい特徴がありますよ。未経験からでも挑戦できる仕事ですが、CADの基礎知識がまったく無い状態であればスクールなどで操作技術を学習した方が有利に運びやすいです。

⑫学校事務

小さな規模の学校で働く場合は、窓口の受付や給与計算、総務などさまざまな仕事を担当します。学校によって、生活の手助けや広報業務、学籍管理なども行うのです。教育以外の事務業務を全て担当するのが、小さな規模の学校事務。これに対して規模の大きな学校の場合、仕事内容はカテゴリごとに区別されています。たとえば大学事務なら、総務課や教務課、学生課などと分けられているのです。定期試験の運営や入学試験の実施などを任されるのは、学生課や教務課。就職支援や学生へ住居の紹介を行うこともあります。一般的な会社の事務職とほとんど変わらないのは、総務課や経理課です。教材や備品の発注をしたり、教職員の給与計算をしたりします。

事務職に必要なパソコンスキルを学習したいと思い立ったら、何も準備をせずに始める人がいます。習得の全体像を把握したり準備したりすることは、パソコンスキルを学習するうえで大事な部分です。

一口にパソコンスキルと言っても段階がある

仕事で必須のパソコンスキルには種類があります。パソコン操作が可能かどうかは、基礎の部分です。パソコン操作の基礎とは、ショートカットキーを用いていかにパソコンを早く操作できるかだったり、タッチタイピングができるかどうかだったりします。この段階のパソコンスキルは初歩のことなので軽視されがちですが、一番重要だと言っても過言ではありません。素早く操作ができるということは、パソコンを使ったあらゆる作業が素早くできるということだからですね。ワードやエクセルの習得が早い人は、パソコン操作も早い傾向にありますし、仕事も手早くこなします。

つぎに大事なのは、アプリを使用するスキルです。アウトルックやエクセル、パワーポイントなどを扱えるかどうかということですね。簡単な計算や表の作成が初級だとしたら、難しい関数を扱ったりピボットテーブルの作成をしたりするのが中級以上と言えます。段階ごとに複雑な機能がありますので、パソコンスキルを学習するうえで達成したい目標を決めて、どこの段階まで学ぶかを考えるのがおすすめです。

基礎的なパソコンスキルを学習する前に

ここでは、基礎的なパソコンスキルを学習する前に必要なことを確認しましょう。パソコンを使う仕事では、そのほとんどをキーボードでの入力で行います。そのためタッチタイピングを習得していると、作業の効率化が可能です。タイピングの練習と聞けば、練習方法を考える人が多いことと思います。ところがタッチタイピングを行うのはキーボードなので、設定や使い方にこだわることも大切なのです。

スポーツをするときは、そのスポーツで使う道具を丁寧に扱うことが大事ですよね。たとえばテニスラケットなら、ボールが当たることによって劣化していくので本来のパフォーマンスを発揮できません。本来のパフォーマンスを発揮するために、それぞれのパーツを念入りに手入れするのです。キーボードは、テニスでいうところのテニスラケットのようなものだと考えるといいでしょう。自分に合ったキーボードを選ぶことで力を発揮できますし、不要なキーは外すことでタイプミスを防ぎます。会社と自宅で使うパソコンを揃えれば、キーボードが異なることで覚える違和感を少なくできるのです。

パソコンを操作するときの姿勢は、よく忘れられます。パソコンを操作しているときに姿勢が悪いと、疲労が溜まって体調不良を招くのです。筆者もライターの仕事を始めた初期の頃は姿勢が悪く、よくマッサージ屋のお世話になっていました。現在は姿勢を良くすることをずいぶん意識できるようになったので、仕事での疲れが溜まりにくくなったのです。パソコンスキルを学ぶことも大事ですが、正しい姿勢を維持することはそれ以上に大事だと覚えておいてください。

ホワイト企業に就職したいというのは、就職・転職活動を行っている人なら誰しも考えたことがあることと思います。しかしホワイト企業を見つけるのは、なかなか難しいです。なぜなら、自分が求める条件に合った会社が見つかりにくいからですね。ここではホワイト企業を探すときの1つの目安となる取り組みを紹介します。注目して欲しい取り組みは、経済産業省が行っている健康経営というものです。健康経営では社員の健康問題を自社の課題だと考え、会社が積極的に健康問題の改善に取り組みます。たとえば、長時間労働が蔓延している会社が労働時間削減を目指したり、離職率の高い会社がその改善を目指したりするのです。そのため、健康経営の取り組み内容を確認すれば、どのように働きやすい会社なのかをある程度推測することができます。

取り組み内容の中には、社員が健康のための活動を行ったさいに独自のポイントを付与するなど、ユニークなものもあるのです。

以下のコラムでは、2020年に健康経営銘柄に選ばれた企業の取り組み事例を紹介しているので、合わせてご覧ください。

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2020年度の健康経営銘柄に選ばれた企業の取組事例とは

事務職には多くの種類があることが分かりました。もし事務職が本当に希望していた職種ではなかったとしても、これだけ種類が豊富ですから希望の業界に近づける可能性もあります。事務職に種類があることを知れば、就職先の選択で幅が広がるのです。