【デスクワーク効率化】効率化できるツールと社内で取り入れるべきポイント・注意点をご紹介！

生産性を向上させるために、業務の効率化を検討してみましょう。近年ではさまざまな業務効率化ツールが提供されています。しかしどのようなツールがあり、何を取り入れたらよいか迷う人もいるでしょう。そこで今回はデスクワークをはじめとする業務の効率化と役立つツール、さらに社内で取り組めるポイントをご紹介します。解決したい課題を明確にして、自社にあったツールを選択してみてください。

業務効率化とは生産性向上のための一手です。「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務を効率的に行うことを指します。業種や内容を問わず、工程がシンプルで毎日繰り返し行われる業務は効率化に向いています。デスクワークはそのよい例でしょう。デスクワーク効率化のために意識したい6つのポイントをご紹介します。

1、作業環境を整える

デスクワークを効率化するうえで大切なのは、パソコンやデスク周りを使いやすいように整理することです。デスクが散らかっていると作業が思うようにできなかったり、必要な資料がすぐに取り出せずもたついたりします。普段から整理整頓の行き届いたデスクなら、情報処理能力も格段にアップするでしょう。

不要な書類は削除して、必要な書類を使用頻度ごとに整理します。時期や取引先、案件ごとに分類してもよいでしょう。たびたび使用する書類は手元から近い位置に保存しておくと取り出しやすく便利です。

2、タスクを効率的に管理する

タスク管理は業務効率化においても重要なポイントです。社内でタスク管理が行われている場合もありますが、個人でもタスク管理を日常化すると、行うべき作業を瞬時に把握できます。

タスク管理では、タスクの内容や担当者、期限を記載するのが一般的です。個人のタスク管理なら、そのタスクを行うのにどれくらいの時間がかかりそうかを併せて記載しておくとよいでしょう。タスクを確認する際、行うべき作業はもちろん、どれから取り組むべきかすぐにわかります。

3、作業の重要度を見極める

業務の重要度に応じて取り組み方を変えることが大切です。すべての業務に100%の力を注いでいては、効率的に仕事を進めることはできません。たとえば、社外への提案資料作成に比べたら毎朝のメールチェックの重要度は劣ります。社内向け資料の作成も社外向け資料と比較すると、それほど時間をかけずに行える作業です。

メールチェックのような日常的業務は、時間を決めてまとめて行うとよいでしょう。受信通知のたびにメール画面を開いて読み込む時間を削減できます。また業務の重要度から優先順位をつくり、時間配分を見直すことで効果的に作業を効率化できるでしょう。資料作成も社外向けか社内向けかに応じて時間配分すると、取り組み方が変わってくるのでおすすめです。

4、業務の振り分けを見直す

得意・不得意によって、業務にかかる時間や質は大きく異なります。業務の担当者を見直すことは効率化のために重要です。従業員の勤務態度や性質、スキルや経験に応じて、業務の振り分けが適切か再検討してみましょう。

デスクワークは機械的な単純作業も多く、専門知識を必要としません。しかし単純な作業こそ苦手という人もいるので注意しましょう。定期的に行わなければならない単調な業務や機密性の低い業務は外部に委託するのも一つの手段です。近年ではクラウドソーシングを活用して簡単に業務を外注できるので、作業を減らすことで効率化を図れます。

5、事務作業を自動化する

近年ではRPA（Robotic Process Automation）を活用した仕事の効率化も進んでいます。RPAとは事務作業を自動化するシステムのこと。送られてきた資料を社内データに保存したり、発注データをエクセル化したりといった事務作業におけるルーティーンを自動で行います。

あらかじめ決められた仕事を確実に実行するので保存漏れのようなミスが起きません。単純作業を効率化してくれるので、従業員はそのほかの作業に集中して取り組めます。人手不足が深刻化する昨今において、事務作業の自動化は注目される技術です。

6、ショートカットキーを活用する

デスクワークでパソコンを使う作業なら、おさえておきたいのがショートカットキーです。ショートカットキーを活用できるかどうかで作業にかかる時間が大きく変わります。特にWordやExcelを使った資料作成にはショートカットキーが活躍します。単純作業をボタンひとつでこなせるため、覚えておくとよいでしょう。

デスクワークをはじめ、業務の効率化にはツールを導入するとよいでしょう。ルーティーン化したタスクや細かな雑務にかかる時間をツールで解消すれば、他の業務にあてられます。

情報共有ツール

従業員間でスムーズに情報共有できるのが、情報共有ツールです。社内でシェアしたい知識や情報、ノウハウを蓄積・共有できます。また情報はツール上で整理整頓されるため、必要な情報にすぐにアクセスできます。情報を探す・従業員間で共有するといった手間が省け、業務時間の削減が可能です。

ビジネスチャット

ビジネス利用に特化したチャットツールです。あいさつや所属を述べる提携文が一般化したメールに比べ、チャットツールでは要件のみを伝えることができます。個人間の即時的なやりとりに優れ、メッセージの作成・確認のための時間を削減できるのがポイントです。

オンライン会議サービス

オンライン上で会議を行えるツールです。離れた場所にいても相手の表情を確認しながら複数人で会話できるため、会議として十分に機能します。また、オンライン会議サービスを活用することで、移動にかかる時間や費用を削減可能です。またオンライン会議サービスを活用したセミナーも増えており、研修のかたちが変わりつつあります。

営業支援ツール

営業情報の管理や分析を行うツールです。顧客情報や受注記録を管理するSFAや、顧客を段階的に育てることに特化したCRM、見込み顧客の情報を管理しサポートするMAなどがあります。情報を入力することで管理・分析を行うため、業務にかかるデスクワークの負担軽減が可能です。営業職間の情報共有にも役立つでしょう。

オンラインストレージ

インターネット上にデータを保存できるのがオンラインストレージです。インターネット環境があれば場所や時間を問わずデータにアクセスできます。オンラインストレージを活用することで、テレワークやペーパーレス化に貢献するでしょう。クラウド上で管理されるため自社でサーバー管理する必要がなく、人的・金銭的コストを削減できるのも魅力のひとつです。

メモツール

業務に関わるメモも、ツールを活用することで情報の共有や蓄積に役立ちます。紙のメモなら保存方法に不安が残り共有にも不向きですが、メモツールを活用すれば素早い情報共有や保存が可能です。タスク管理ツールと連動させてやるべきことを表示させるなど、運用次第では業務の効率化に大きく貢献します。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成をサポートするツールもあります。マニュアル作成には大きな手間と時間がかかるものです。しかしツールを使えば項目を埋めるだけで簡単にマニュアルが完成します。またマニュアル作成者が異なる場合でも、同じツールを利用することで統一感が生まれ、わかりやすさや見やすさに差が出る心配もありません。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクトやタスクの工程を可視化し、管理するのがプロジェクト・タスク管理ツールです。分担した作業をツール上でまとめて管理できるので、進捗確認の手間を減らせます。またリマインダー機能が搭載されているものもあるため、そういったツールを使えば作業の抜け漏れを防げるでしょう。

ワークフローシステム

業務にかかる申請や承認のための手続きをシステム上で行えるのがワークフローシステムです。経費の精算や稟議書の申請などの社内手続きを電子化します。ワークフローシステムを活用することで、申請書の記入にかかっていた時間や手間の削減が可能です。また承認過程を可視化できるので、申請がどこまで進んでいるのかわからないといった業務に関わる不安をなくせます。

RPA

Robotic Process Automationの略称であるRPAは、デスクワークなどの単純業務を自動化するテクノロジーです。ロボットがあらかじめ決められた業務を実行するので、人間よりも正確かつ迅速に完了させます。ルーティン化された単純業務ならRPAに任せることで飛躍的に効率化できるでしょう。ただし作業にあたってロボットが自主的に判断することはできないので、導入シーンをあらかじめよく検討してみてください。

デスクワーク効率化ツールを導入する際の注意点

効率化ツールを導入することでデスクワークが効率化され生産性が向上する一方で、これまでには見られなかった問題が生じる可能性もあります。以下のような点には注意しましょう。

• 必要な業務を削っていないか
• 逆にコストや手間が増えていないか
• 顧客の満足度が下がっていないか
• セキュリテイ面に不安はないか

 効率化ツール導入後も検証を行い、操作性や使用感を見直すことが大切です。さまざまなツールがあるので、自社のシステムや利用する従業員にあった効率化ツールを探してみてください。

デスクワークを効率化することは、健康経営の取り組みにもよい影響を与えるでしょう。社内で効率化ツールを導入する際の進め方も解説します。

健康経営とは？

従業員が健康に生き生きと働くことで経営面でも成果を期待する健康経営。健康診断の実施や健康相談といった直接的な健康促進事業はもちろん、ワーク・ライフ・バランスに配慮した働き方改革や、スキルアップ研修を行なって精神的健康をサポートするなど、取り組み方はさまざまです。

社内の業務効率を見直すことも、健康経営の一部といえるでしょう。作業分担を見直したり自動化できる作業を見極めたりして積極的に効率化することで、従業員の業務負担を減らせます。業務環境やワーク・ライフ・バランスの改善につながるでしょう。健康経営に向けた取り組みとして、業務効率化を図るのも有効な手段です。

効率化の進め方

社内で効率化ツールを導入するためには、まず業務を可視化し、どのような作業が効率化できるかを検討しましょう。効率化のポイントであるムリ・ムダ・ムラに注目し、作業時間や工程を振り返って解決したい課題を洗い出します。そのうえで取り入れられる方法や導入できそうな効率化ツールを検討し、実際に運用してみましょう。

また、運用後は検証と改善を忘れてはいけません。どれくらい効率化できたか、問題点はなかったかなど、より効率的な方法を模索し、常にコスト意識を持つことが大切です。

デスクワークをはじめとする業務の効率化と役立つツール、さらに社内で取り組めるポイントをご紹介しました。生産性を向上させるために、社内で効率化を検討することは有効です。近年ではさまざまな業務効率化ツールが提供されているので、解決したい課題を明確にして、自社にあったツールを選んでみてください。