社内コミュニケーションの重要性とは？促進するメリットと取り組み事例

みなさんは職場のコミュニケーションをどう捉えているでしょうか。

「多い方がいい」、「必要最低限あれば十分」など、さまざま考え方はあると思いますが、やはり前提として、社内でコミュニケーションをとることは社会人として常識であり、活発であるほどその職場の空気感はよく、ひいては生産性も高く保たれます。

今回は職場におけるコミュニケーションとはどのようなものか、さらにその有無から生じるメリット・デメリットを見ていきましょう。
昨今はコロナ禍の影響もあり、以前よりもコミュニケーション不足を感じている企業が多いのも事実です。

この記事でコミュニケーションの重要性を改めて見直しましょう。

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まずは社内コミュニケーションとはそもそもどのようなものか、目的や現在の日本企業の現状と課題をご紹介します。

概要・目的

「コミュニケーション」とはご存じのとおり、自分の考えや気持ちなどを言葉にしたり文字で書いたり、行動で示したりして伝えたい相手に伝えることを指します。

職場におけるコミュニケーションで考えると、従業員同士で情報やスキルを共有し合って関係を深めること・適切なタイミングで適切な相手に、報告・連絡・相談を欠かさず行い、業務をスムーズに効率的に行えるようにすること・というように言い表せるでしょう。

社内のコミュニケーションには以下の3つのパターンが想定でき、

• 経営層や直属の上司といった「タテ」関係のコミュニケーション
• 同じ部署内や同僚といった「ヨコ」関係のコミュニケーション
• 部署や拠点の異なる「ナナメ」関係のコミュニケーション

会社はこれら全てが関わりあい、組織として仕事をしています。

企業理念という大きな目標があり、それを実現するために業務を各部署で分担し、さらに部署内で従業員一人ひとりに仕事が振られるというまさにチームプレーなのです。

末端の従業員まで全員が、一つの目標に向かって効率的に業務を遂行し、生産性を向上させるためには、コミュニケーションが必要不可欠となってきます。

「従業員同士良好なコミュニケーションをとることで、企業の利益に貢献する」ということが、社内コミュニケーションの目的と言えるでしょう。

現状と課題

では現状はどのようなものでしょう。

社内コミュニケーションに関するアンケートによると、「コミュニケーション不足が業務の妨げになっているか」という問いに対して、なんと95％もの企業が「大いにそう思う」、または「ややそう思う」と回答しています。

また「社内のどの部分に課題があるか」という問いに対しては、「部門間・事業所間」と「経営層と社員間」という回答が多くあり、これらが課題に挙げられているのを見るに、企業内での連携が上手くいっていなかったり、企業理念や目的が浸透していなかったりというのがうかがえます。

仕事に対する価値観が多様化し、あらゆるバックグラウンドをもつ人達と共に仕事をする現代社会において、働きやすい環境のためにもコミュニケーションは非常に重要です。

また昨今のコロナ禍によりリモートワークも増え、対面でのコミュニケーションが減った今、多くの企業がコミュニケーション不足に課題を感じています。

コミュニケーションが不足していると、どのようなデメリットが考えられるでしょうか。
いくつか例を挙げてみます。

生産性の低下

業務を円滑に進められなくなり、一人ひとりの生産性が低下してしまいます。
具体的に言うと、

• 十分な意思疎通がなく、必要な情報共有がなされなかったことでトラブルが発生しやすくなる
• 進捗状況が共有されないことで、従業員同士フォローができない、助け合い文化が醸成されない
• 経営層と現場で認識の食い違いや誤解が生じ、サービス提供にスピード感がなくなる

といったことが挙げられます。

個人それぞれが持つ強みを結集して協力し合えるのが組織のメリットであるのに、コミュニケーション不足になるとこれらが全く活かされません。

離職率の増加

最低限の報・連・相しかなく、プライベートの会話が全くない職場よりは、人間関係のいい雰囲気のいい職場であればストレスも少なく、楽しく仕事に打ち込めます。

悩み事の相談や、何らかのイレギュラーにより仕事を休む相談など、いざという時に頼れる人・話せる人がいないとストレスを感じやすいでしょう。

転職の理由で多いのがこのような人間関係によるもので、たとえ業務がハードであっても、一緒に働く仲間がいれば楽しく達成感を持って働けるというのはよく聞く話です。

コミュニケーション不足は離職原因に直結するため注意しましょう。

社外評価の低下

コミュニケーション不足は社外にも影響を及ぼしかねません。
社内で意思疎通が足りず必要な情報が共有されていなければ、サービスの品質も悪化してしまう恐れがあります。

納期が遅れるようなこともあれば、それだけ先方に迷惑がかかるでしょう。
一人の顧客の信頼を失えば、その企業への評価は大きく落ち、より多くの顧客を失う可能性があります。

コンプライアンス違反の危険性

コミュニケーション不足は適切な報・連・相が失われます。
日頃からそのような文化だと、聞くべきことがある際や、いざトラブルが起きた際にも言い出しづらく、最悪そのまま隠されるということが考えられます。

「都合が悪いことは言わないでおく」、「よくないと分かっていながらも、相談できずに不正に走る」というような悪い企業文化ができてしまい、嘘や隠し事が当たり前になってしまうでしょう。
いざ明らかになった時に重大なコンプライアンス違反にもつながりかねず、企業としては非常に大きなリスクです。

それでは反対に、コミュニケーション促進によるメリットをご紹介します。

心理的安全性の確保

日頃から仕事以外の話もするような関係性であれば、何かあった時に頼ったり相談したりしやすく、ストレスも少なく働けます。
上司とも普段からコミュニケーションを取っていれば、進捗の遅れやミスなどの報告であっても、隠したり誤魔化したりせずにしやすいでしょう。

このような、「ミスしても言い出しやすい」「フォローする文化ができている」「自然体でいられて雰囲気がいい」職場は心理的安全性が保たれており、従業員が働きやすい、いわゆる健康経営に根ざした企業として注目されています。

生産性の向上

コミュニケーションが活発であるほど、従業員一人ひとりがモチベーション高く業務を行えます。
経営理念が理解できていることで、行っている業務の意図も分かり、企業に貢献していると感じながら仕事ができます。

適切な報・連・相もあるためミスやトラブルも起きにくく、不測の事態が起きた場合にもお互いにフォローしあうことが可能です。

離職率の低下

モチベーション向上は生産性アップに加え、離職率の低下にもつながります。
やりがいをもって楽しく仕事に打ち込めるというのは、働いていて満足感が高い状態です。

わざわざそのような会社を出ていく必要がない上、またコミュニケーションが活発ということは人間関係も良好であることが多いでしょう。

「仕事のやりがい」「職場の人間関係」という、離職理由の多くを占めるこれらがクリアになっているのは大きなメリットです。

顧客満足度の向上

各所で連携が取れていれば、顧客の要望にもより迅速に対応できるでしょう。
顧客からのヒアリングや市場調査の内容がしっかり共有されれば、今後のサービス・商品の品質向上にもつながります。

よりニーズに合ったものが提供でき、新規顧客の獲得や既存顧客の定着、彼らの満足度向上が期待できます。

それでは実際に行われるコミュニケーション促進のための施策はどのようなものがあるか、いくつか挙げてみます。

社内報

企業理念の浸透にも有効であり、その時々での連絡事項や社内の出来事を知らせるためのツールです。
大きい企業であれば特にですが、社員同士の面識が少なく、他部署であればなおさら、自分の会社なのに知らないことは多くあるでしょう。

業績紹介や社内にまつわるニュース、社員の紹介が定期的にあることで、他部署も含めたコミュニケーションの円滑化や、会社への帰属意識の向上という効果が期待できます。
企業によっては家族にも社内報を送り、より会社を知ってもらい安心してもらうという取り組みもしているそうです。

1on1ミーティング

文字通り1対1でのミーティングであり、主に上司と部下による業務の進捗確認や目標管理などが行われます。
ただの業務報告だけで終わらず、部下へのフィードバック、「気付き」を与えることが重要で、上司にはコーチングスキルが必要です。

一人ひとりが目的を失わずに、モチベーション高く業務に打ち込めるように、意識を擦り合わせて情報とスキルの共有をする場となります。

web会議

特に昨今ではコロナ禍により出社自体が減ったことで、web会議もコミュニケーションの場として大切です。
「Zoom会議」という言葉もよく聞かれるようになりました。

対面することが減ることで、同僚や上司とのコミュニケーション、目標管理や進捗管理が難しくなったため、定期的なwebミーティングは現代では必須と言えるでしょう。

社員食堂

こちらはオフの状態でのコミュニケーション促進に有効です。
毎日出社していても、話す相手は同じ部署内や取引先の人だけになりがちですが、例えば社員食堂のように、社内における公共の場があれば、他部署の社員や経営層といった、普段関わりのない社員とも話す機会が生まれます。

思わぬアイデアや新鮮な発見があれば仕事にも活かせられる上、気の合う友人ができれば働く満足度も向上することでしょう。

フリーアドレス制度

オフィス内の固定席をなくし、どこでも座れるようにすることで、毎日さまざまな従業員と関わりやすくなります。
「働き方の多様化」「自由な働き方」という観点で注目されている制度で、健康経営にも有効な取り組みです。

社内イベント

昨今では価値観の変化により賛否両論多いでしょうが、社内のコミュニケーション促進と言えばというのがイベントごとでしょう。
いわゆる「飲み二ケーション」というような飲み会や、BBQや運動会、社員旅行などさまざまな行事が挙げられます。

部署や年齢関係なく、普段離さないような人達と話せる上に、仕事外での一面が見られることで、よりその人自身への理解が深まるため、社内の人間関係が向上し、企業にとっては大きなメリットでしょう。

コミュニケーションは大切というのは多くの方が把握しているものの、いざ改めて深掘りしてみることで、よりその重要性が理解できたのではないでしょうか。
人間関係だけでなく、実際の業務にも支障が出かねないため、リスクマネジメントの観点からも企業はしっかり取り組む必要があります。

経営層の思いを上司は理解し、それを部下に伝え、従業員一人ひとりが一つの目標のために業務を遂行する、それが企業組織としてあるべき姿です。
日頃の意思疎通を欠かさずに、各々がモチベーション高く働けるような環境作りを企業は取り組んでいきましょう。