シェアオフィスのメリットとは？気になる料金や契約方法を解説

皆さんはシェアオフィスをご存じでしょうか？
働き方改革をはじめ、コロナ禍のテレワーク普及でシェアオフィスの需要は高まっています。
テレワークでの業務が可能になった現代では、オフィスの規模を大きくする必要はなく、施設を借りる費用や維持費を抑えるためにも、今まで通りのオフィスのあり方でなくてもいいのかもしれません。
オフィスのあり方、オフィスの規模を縮小しようと考えている経営者の方はこれから紹介するシェアオフィスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回この記事では、シェアオフィスの詳しい内容を紹介し、シェアオフィスを導入する場合のメリット・デメリットについて解説します。

ここからはシェアオフィスの概要と目的を説明し、その魅力的な実態を解説します。
また、シェアオフィスを導入することで、その可能性が広がる健康経営についても紹介しますので、健康経営に課題を感じている経営者の方は必見です。

概要

シェアオフィスとは、その名の通り複数の会社や個人事業主で同じスペースをシェアするオフィスで、東京を中心に広まりつつある貸しオフィスのひとつです。
考え方はシェアハウスと同じで、ひとつのスペースを区分けし、会社ごとで個室空間を利用します。
実際にシェアする企業数は、そのオフィスごとで異なりますが、
従来のオフィスは会社ごと、個人ごとでひとつのオフィスを持っていますが、テレワークの普及により、社員全員が業務できるスペースが必要ない、オフィスの規模を縮小したい会社にとって有効的な選択肢になります。

目的

企業がシェアオフィスを契約してオフィスを構える目的は、上述したようにコストを抑えるためでもありますが、その他にも狙いがあります。
事業を始めたばかりの会社は、シェアオフィスで同じ空間を共有する他の会社の人と交流でき、人脈を広げたいと考えている会社にとっては効果的です。
また、シェアオフィスとして利用できる物件の多くは、都内の好立地にあります。
比較的低コストで好立地にオフィスを構える目的でもシェアオフィスが導入されています。

健康経営とのつながり

健康経営は社員の健康に重視する会社側の取り組みで、近年注目されている制度のひとつですが、シェアオフィスを導入することで、健康経営にも着手できます。
シェアオフィスを導入することで得られた人脈を通じて、大規模な健康経営イベントが開催可能です。
例えば、会社対抗の運動会や、共同の食堂でのヘルシーレシピの開発など、取り組めるイベントの幅が広がります。
規模が小い企画では、いまいち盛り上がりにかけてしまうため、多くの会社・多くの社員を巻き込めるシェアオフィスは、健康経営が注目される現代において魅力的な会社のあり方ではないでしょうか。

上記でシェアオフィスの概要と目的を説明しましたが、まだその実態について疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。
ここからは、シェアオフィスに関するよくある疑問を紹介し、その疑問の答えを解説します。

レンタルオフィスとの違いは？

オフィスを構えるためのコストを抑える目的で、業務が行える部屋をレンタルするレンタルオフィスという方法があります。
しかし、このレンタルオフィスは各企業が部屋単位で契約することをいい、ひとつの部屋をシェアするシェアオフィスとは少し意味合いが異なります。
ひとつのフロアを複数のスペースに区切り、複数の会社でシェアするのがシェアオフィスになります。

利用にかかる料金は？

前述したように、シェアオフィスは従来のようにオフィスを持つよりも圧倒的に低コストでオフィスを構えられます。
具体的な金額はその物件、ひとつのフロアに何社でシェアするかによって異なるため明記できませんが、シェアする会社でひとつのオフィスの賃料を支払います。
もし、ひとつの部屋を4社で、きれいに四等分してオフィスをシェアする場合、料金もきれいに四等分になります。
しかし、ひとつの会社が他の会社よりも広いスペース利用する場合や、より高機能なスペースを利用する場合など、その時々の環境で料金は異なります。

契約方法は？

シェアオフィスの利用を検討している方は、まずシェアオフィスを貸出している不動産会社に問い合わせ、家を借りる時と同様に内覧しましょう。
内覧時に確認すべきポイントは、オフィスの立地や機能・設備など目に見えることは細かくチェックする必要があります。
オフィスの機能と設備に関しては、エアコンがあるかどうかや、警備員の有無など、自身が求める基準を明確に設定するようにしましょう。
またその他にも、すでに他の会社が入っている場合は、利用している人の年齢層や雰囲気、その会社が請け負う事業を確認しましょう。
実際にそのオフィスを借りる時に、多くの時間を共にする同居人になりので、自社に合った環境かを確認するのがおすすめです。

会議室の有無は？

日常的に対面での会議がある場合や、自社への来客がある会社では、会議室の有無を確認しましょう。
シェアオフィスでは会議室がない場合や、会議室をシェアしている会社と共有する場合があります。
共有の会議室の場合、好きな時に好きなだけ会議室を使用できるわけではなく、各社で譲り合いながら使用する必要があり、日常的に会議室が必要な会社では、自社専用の会議室があるオフィスを選びましょう。
もし契約したいオフィスに会議室がない場合、賃貸でも設置できる仕切りを自社スペース内に設けることで、簡易的な会議スペースが作れますので、検討してみてください。

自社のオフィスをシェアオフィスにした場合、以下のようなメリットがあります。

コストを抑えてオフィスが持てる

これはこの記事で何度も触れている内容になりますが、ひとつのフロアを複数の会社で共有するため、コストを抑えられます。
テレワークが普及した現代では、大きなオフィスが必要なくなり、オフィスの規模を縮小したい企業は検討してみてはいかがでしょうか。

好立地・高機能施設でも低コストで借りられる

都内の一等地にオフィスを構えたり、高機能で設備が整っているオフィスを借りたりするとどうしてもコストがかかってしまいます。
シェアオフィスの場合は、こうした好立地・高機能施設であっても低コストで拠点を置けます。

採用で有利になる場合がある

シェアオフィスのメリットとして、好立地で高機能な施設が低コストで利用できると述べましたが、会社が好立地に拠点を置くことで、通勤のしやすさやおしゃれな場所で働ける環境は、採用時に求職者に好印象を与えられます。
また、まだまだ普及し始めたばかりのシェアオフィスを導入することで、新しいことにチャレンジする会社の印象をアピールできます。

福利厚生の充実につながる

オフィスの規模が大きいと、施設内で利用できる設備も豊富なケースがあります。
例えば、食堂や共有のフリードリンクサービス、施設内にある飲食店の社員割引等が整っているオフィスもあります。
こうした設備の充実は、会社の福利厚生の充実にも繋がり、社員確保に役立つ場合があります。

他の会社の人とつながれる

シェアオフィスの利点として、他社や他の業界の人との繋がりが持てるのも含まれます。
シェアオフィス内にある共有スペースで、他の会社の人と関われ、何気ない会話から新たなアイディアの発見も期待できます。
また、開業したばかりの会社の場合、顧客の獲得や自社製品のプロモーション活動も一からのスタートになりますが、こうした他の会社との人脈が新たなビジネスチャンスに繋がるかもしれません。

次にシェアオフィスのデメリットをご紹介します。
もし以下の内容が自社の希望に沿わない場合、シェアオフィスの導入を見直してみた方がいいかもしれません。

セキュリティ面が脆弱である

他の会社の人が誤って使用しないように、各会社が利用できるスペースは区切ることはできますが、少なからず会社の情報が他の会社に漏れてしまうことがあるでしょう。
目で見てわかるような情報だけではなく、社員と会話した内容も他の会社の人に聞かれてしまう危険性もあります。
オフィス内で話す内容には十分注意が必要ですし、シェアオフィス先を決める際に、自社の情報が漏れても構わない、全く異なる業界の会社が入っているオフィスを選択しましょう。

他社のルールを守る必要がある

自社のルールだけではなく、他の会社のルール、シェアしている会社との共通のルールを守る必要があります。
例えば、共有の会議室を利用する時のルールや、利用できる時間などそのオフィスごとで多種多様なルールが存在します。
こうした他社のルール・共通のルールが業務の妨げになる可能性があります。
こうしたルールは、実際に利用し始めてからわかる場合もあるため、ある程度覚悟した上で契約しましょう。

業務に集中できない場合がある

オフィスによって環境は異なりますが、他社の人の話し声・作業で生じる音で自社の業務に集中できない場合があります。
度が過ぎた騒音であれば他の会社に注意できますが、こうした注意がきっかけでお互いの関係が悪化するのも避けたく、我慢しながら働くことになるかもしれません。
各会社間で仕切りが設けられることもあり、ある程度の音を遮断できますが、他の会社の人と共有するスペースであることをしっかり理解しましょう。

住所利用や法人登記ができない場合がある

シェアオフィスの契約プランによっては住所利用ができない場合があります。
住所が利用できるか否かは、郵便物を受け取れるかどうかだけではなく、法人登記にも影響します。
法人登記の申請には、会社名や本社住所、業務内容と業務の目的を登録する必要があり、住所利用ができるかどうかは契約前に確認しましょう。

今回はシェアオフィスの概要と目的を紹介し、導入した場合のメリット・デメリットを紹介しました。
特にコロナ禍による業績悪化で、会社の規模を縮小せざるを得ない企業や、テレワークが当たり前となった時代で、会社のあり方を検討しなおしている企業もあるかと思います。
今回紹介したシェアオフィスは、こうした変化が必要な時代にあった会社のあり方ではないでしょうか。
コストを削減、社員にテレワークを推奨できる点や、人との交流が減った時代での新しい人脈作りなど、会社にもたらす効果は多くあります。
状況の変化が著しい現代で、今後の事業展開を悩まれているなら、シェアオフィスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。