コミュニケーション上達のコツとは？効率よく上達させるポイントも紹介

コミュニケーションの本質を知ること

コミュニケーションとはほかの誰かと理解し合うために、交流を図ることです。会話が成り立つには、「自分の考えを相手に伝える」「ほかの誰かに対する理解」の2つが必要不可欠になります。2つのバランスを保てば、コミュニケーションが滞りなく進むわけです。自分のことを相手に伝えるためには、自分自身が自分を理解しなくては始まりません。なぜなら、自分でも分かっていない内容を相手に伝えるのは困難だからです。つまり自分自身の理解を深めれば、会話の基盤を固められます。

相手の考え方を理解する

会話をするうえで押さえたいポイントとして「相手には相手の考え方がある」というものがあります。自分の考えは、必ずしも相手と一緒だとは限りません。たとえば、現在はテレワークできる仕事が少しずつ増えています。とはいうものの家でできない仕事もまだまだ多いですから、テレワークの人が「仕事はテレワークが当たり前」という体で話を進めるのは違うわけです。

だから、相手の価値観と自分の価値観はイコールだと考えてはいけません。また、投資に関して知識が少ししかない人と、興味を持ってたくさんの知識を得ている人とでは、情報量や解釈力が異なります。この2人が会話をしたときに、相手が知っている前提で話を進めてしまうと、ズレが生じるのです。「自分の見えている世界は、相手も一緒だとは限らない」と覚えておいてください。

声のトーンを考える

相手にとって心地よいトーンの声で話すことが、コミュニケーションの第一歩です。多くの人と話していると「良い声だ」と感じる人もいれば「あまり好きではない声だ」と感じる人もいるでしょう。心地よい声のトーンなら、相手も容易に受け入れられます。つまり、声のトーンが気に入らなければ、話を聞いてもらえない可能性があるわけですね。

程よい大きさで発音のはっきりとした声が、心地よい声のトーンだと言われています。自分の声を客観的に聞く機会は少ないですから、実際に聞いてみると思っているよりも小さかったり口を大きく開けていなかったりします。スマートフォンのボイスレコーダーなどを活用して、自分の声を客観的に聞いてみるのがいいでしょう。会話を円滑に進めるには、声のトーンが大切なのです。

オウム返しを活用する

コミュニケーションを活気づけるために、いわゆるオウム返しを活用する方法があります。この方法はバックトラッキングと呼ばれており、会話の手法の1つです。相手が「自分の話は理解されている、受け入れられている」という感覚になるのが、オウム返しの特徴です。また、抵抗感を解消する役割も持っています。

たとえば、相手が「体調管理は大切ですよね」と言ったことに対して、あなたが「健康でいることが大事ですよね」と返したとしましょう。すると、相手は言いたい内容と少し違うのでモヤモヤするわけです。ここであなたも「体調管理は大切ですよね。」と言えば、相手は「言いたいことと少し違う」と感じません。バックトラッキングを上手に使いこなせば、話がかみ合わなくてモヤモヤする状況が少なくなり、あなたの印象も良くなります。

表情豊かにする

オウム返しが使えるのは、言葉だけではありません。感情も合わせれば、相手から信頼されるきっかけになります。自分が嬉しかったときの話をして相手も喜んでくれたら「分かってくれる人だ」と感じませんか。感情を合わせるとは、友人が「今日、職場で嫌なことがあった。こんなことで・・」と話したら「そうか、確かにそれは嫌だね。」と言う事です。

バックトラッキングによって、相手が言葉にできていない感情まで表現することもできます。しかしあなたが伝えた言葉が相手の感情と異なれば、違和感を覚えます。慣れない間は、相手の表現をそのまま利用しましょう。

自分から空気を作り出す

空気を読むばかりが、コミュニケーション上達のコツではありません。「空気を読まなければ」と思った結果、周囲が暗い雰囲気のときに自分まで暗くなっては、さらに雰囲気が悪化してしまいます。積極的に場を活気づけることが必要なときもあるわけです。楽しそうな人につられて、自分も楽しくなった経験はありませんか。「楽しみながら会話をしたい！」と思うのなら、自分が空気を作ることも大事なのです。

たとえば、待ち合わせで最後の人が全然来なくて、1人がイライラしている状況を想像します。待ち合わせに遅れる人は普段からルーズなところがあるため、その人のイライラは募るばかりです。随分待ったあと、遅れている人から「今家を出た」と連絡が入ったものだから、いよいよ険悪な雰囲気になってしまいました。

その時、イライラしている人が使っているスマートフォンが新しい機種になっていたことが分かったので、あなたが「それは、最新の機種ですよね？」と話題を変えたらどうでしょうか。もしかすると「そう、最近買ったんだ」とそちらに話題が変わる可能性があります。この場合、空気を読んでいるとますます悪い雰囲気になってしまうわけです。状況に応じて、自分から空気を作ることも考えてみてください。

話を聞くのが上手である

話し上手とは同時に、聞き上手でもあります。高いコミュニケーション能力を持つ人は自分が話すときだけに限らず、聞くことに対しても積極的です。会社がお客さまを理解するために、徹底した聞き取りを行う例はよくあります。話を聞くのは、お客さまと向き合うための土台にもなるわけです。

何を話せばいいのか分からなくなる人は、自分がよく話すことをコミュニケーションだと考えています。会話のキャッチボールができず自分ばかり話してしまう人は、自己中心的だと捉えられる可能性があるのです。話をきちんと聞くことは、高いコミュニケーション能力を身につけるための大事なポイントになります。相槌やうなずきを取り入れて、会話に共感していることを示しましょう。「相手の立場に立って話を聞く」のを心がければ、会話が弾むきっかけになります。

相手の心理を理解している

会話が上手な人は、相手の真意を汲み取ることに長けています。「相手の考え方を理解する」で話した内容と似ていますが、価値観や情報量とはまた違った部分の話です。仕事でミスをした人と話すときを例に挙げましょう。以下の2人が、仕事でミスをした人の話を聞いた場合です。

Aさん：ミスをしたという目の前の事実しか受け取らない人
Bさん：その人の過去の言動から責任感が強いことを知っているため、ものすごく落ち込んでいるだろうと汲み取れる人

すると、AさんよりもBさんの方が、ミスをした人の気持ちを汲み取りながらコミュニケーションができると想像がつきます。相手の真意を汲み取るのが上手な人は、言葉以外の情報からもそれを察知するのです。口調や表情など、会話で受け取れる情報は言葉だけではありません。「言葉の向こうに隠れている、相手の感情はどのようなものなのか」を考えることが、上手に会話するコツだと言えます。

相手に対して強い興味・関心がある

相手に対して強い興味・関心を持つのが、会話が上手な人の特徴です。私たちは、自分を理解して受け入れてくれる人に好感を持ちます。人との信頼関係を作るためには、仕事も私生活も関係なく、相手に興味を持つのが大切です。とはいうものの、これまで興味を持てなかった人に対して、ある日突然興味が湧くわけではありません。しかし、相手と自分の異なる部分を見つけたり、逆に共通点を見つけたりすれば、興味を持つきっかけを作れます。相手に興味を持つ最初のきっかけを作るのも大切です。

日ごろから意識すること

効率よく上達するために、日ごろから会話の上達を意識しましょう。数をこなせばこなすほど上達するのが、コミュニケーション能力です。学習した内容を役立てなければ意味がなくなりますから、仕事や私生活で積極的に実践してください。深みのある話ができるようになったり会話に自信がついたりするのは、実践してきた経験があるからです。

また、話すことを仕事にしている人は、年中欠かさずに会話のテーマを探しています。「話すのが苦手だ」と思っているまま何も意識しなければ、何も変わりません。テレビ番組や雑誌、ブログなど、現在は話のテーマになるものやコミュニケーション能力を向上できる情報で溢れているのです。

人の話を聞いたりブログを読んだりしたら「この人の話し方は、どうして人を惹きつけるのだろうか」「どうしてこんなに、読んでいて引き込まれるブログなのだろうか」と考えてください。今までとは違う視点で見れば、別の発見があるのです。

上手な人をお手本にすること

「コミュニケーションを上達させたい」と思ったからには、あなたの周囲に会話が上手な人がいるのではないでしょうか。それなら、上手な人をお手本にしましょう。仕事のできる人は、どのように上司にミスを報告し、どのようにビジネスメールを作成していますか。話に説得力がある人や信頼される人は、どのような構成や口調で話しているのか考えます。

このとき、今までに積み重ねてきた自分のやり方が邪魔するので、全部真似するぐらいの意気込みで挑戦してください。がむしゃらに数をこなすより、周囲の人をお手本にする方が目標まで早いです。

専門家の知識を借りること

手早くコミュニケーション能力を上達させたいのなら、講座を利用する方法もあります。アナウンサーや講演家など、話すことを仕事にしている人が開いている講座も多いです。そのような人たちは、ミスができない環境で実績を積んでいるため、専門性の高い内容を学べます。実践的な内容が多いので、1人で机に向かっているだけでは得られない知識もあるわけです。

学生時代に求められていたコミュニケーション能力と、社会が求めるコミュニケーション能力は違います。この違いを理解しているだけでも、心構えが変わってくるので、ここで確認しましょう。

相手の意図を汲み取ることが大切

話を上手に聞き取ったり人見知りをしなかったりするだけが、社会で必要とされるわけではありません。相手の意図を汲み取り、的確な答えを返せる人が求められているのです。会社は、社員に会話を通して仕事を成功に導いて欲しいと考えています。社会人になったばかりの人は、社会が求めるコミュニケーションと、自分たちの考えるコミュニケーション能力が高い人が、違う例が多いです。そのため「コミュニケーション能力が高いと思っていたのに評価されない」と感じる人がいます。

コミュニケーションは仕事の質を変える

社会で必要なコミュニケーションができるか否かは、仕事の質に関わります。たとえば、取引先と雑談はできるのに、仕事の話が始まった途端に自信のない口調になったのでは、相手は心配してしまうわけです。相手が求める的確な答えを準備するためには、当然自社のサービスや商品に詳しくなる必要があります。逆に言えば、自社のサービスや商品に詳しくて取引先の意図を汲めるのなら、雑談が得意ではなくても仕事を進められるのです。そのため、社交的な性格でない人が営業職に向いているという考え方もあります。仕事の質にも関わってくるので、まずは学生時代の会話と社会で求められる会話の違いを理解しましょう。

自分でコミュニケーションを上達するには限界があるので、話し方講座などを受講したいと考えている人もいるでしょう。ここでは、話し方講座の選び方を紹介するので、参考にしてください。

学習方法を確認する

地域にもよりますが、オンライン、マンツーマン、集合研修などの形態があります。オンラインはどこにいても学習可能なうえ、すきま時間にも講座を受けられるのがメリットです。自分の理解度によって学習が進みますから、得意な部分は流して、苦手な部分は時間をかけて克服できます。

個別に指導ができるので、「最近その地域に引っ越したばかりで、周囲の雰囲気になじめない」と考える人にはマンツーマンがおすすめです。演劇関係の仕事に就いていた方から学べる講座もあるので、幅広く専門的な知識を学べます。そして集合研修は、一般的な学校のように複数の人数が集まって講習を受ける形態です。同じ目的を持った人同士で集まるので、モチベーションを維持したり交流を行ったりできます。

講師で選ぶ

講師と合うかどうかも、忘れてはなりません。講師の自己紹介に共感できなければ、不安が大きくなりますし「その講師が話し方講座を行う理由」はそのまま講師の熱意に関わるからです。注意したいのは、講師の実績だけで判断しないことです。実績の部分は見栄えするように書くものなので、どうしても感心してしまいます。その講師が多数のメディアに出演していれば魅力的に見えますが、参考程度にしてください。

学習ジャンルで選ぶ

話し方講座といっても、種類はたくさんあります。そのため、目的と異なるジャンルの話し方講座に行けば「あまり学べなかった」と落胆する可能性が高いです。話し方講座にはスピーチで役立つ内容を教えるもののほか、ボイストレーニングをしてくれるもの、会話に特化したものなどがあります。

人前で発表をする機会がある人は、スピーチに役立つ話し方講座が向いています。「人からなんども聞き返されるため、滑舌を改善したい」という人は、ボイストレーニングをしてくれる話し方講座がいいでしょう。会話を続けたいと思っていたり雑談で肩の力を抜きたいと考えていたりするのなら、会話に特化した話し方教室がおすすめです。

社内のコミュニケーションを増進する会社があります。社内の会話が円滑に進むようになると、社員本人の進めやすさだけではなく、生産性の向上や技術改新に役立つからです。会社では、部下が上司や先輩に気をつかってしまい、思うように発言できないことが多々あります。すると会社は、新たなアイディアを得られません。その結果技術改新、いわゆる「イノベーション」が進まないわけです。

健康経営を行う会社では、コミュニケーション活性化を積極的に行っています。以下のコラムも合わせてご覧ください。

おすすめコラム
健康経営から見るコミュニケーションの重要性と対策事例

コミュニケーションの上達方法を解説しました。さまざまな性格の人がいるので人との会話は難しいものです。しかし知識として会話のコツを知っていれば、それだけで対応できる幅が広がります。会社だけに限らず、私生活などさまざまな場面での参考にしてください。